Muistilistaa järjestävälle kylälle
Tapahtuman organisointi
- Kylän omat resurssit
- Toimintasuunnitelma ja aikataulut: kuka tekee, mitä tekee, koska tekee?
- Kohderyhmä: kenelle tapahtumaa suunnataan, vai suunnataanko ollenkaan?
- Tapahtuman turvallisuus, turvallisuussuunitelma: järjestysmiehet, turvalliset tilat.
- Muut tarvittavat luvat: huvilupa, oluenmyyntilupa, teosto… riippuu ohjelmasta mitä lupia tarvitaan.
- Yhteistyökumppanit: alueen yrittäjät, yhdistykset, kunta, tiedotusvälineet.
- Budjetti ja rahoitus: suunnitelma tilaisuuden rahoituksesta. Tarkoitus on että tilaisuudella voidaan tehdä kylälle myös taloudellista tulosta.
- Tiedottaminen ja markkinointi: tiedotus- ja markkinointi suunnitelma. KyläHyve ry. on tässä voimakkaasti mukana
Lisäksi yhteistyössä KyläHyve ry:n kanssa :
- Maailmankylä-tapahtuman järjestäjä/ maailmanmaton haltija kahden vuoden päähän.
- Maailmankylat.fi sivuston päivittäminen.
- KyläHyve ry. järjestää hyvinvointiseminaarin päivien aikana, tilojen varaaminen seminaarille.
Sponsori ehdokkaita
- Maakunnallisia suuryrityksiä
- Elintarvikeyrityksiä
- Hartwall
- Alko
- Pankit
- Vakuutusyhtiöt
- Paikallis- ja maakuntalehdet
- Muut paikallisyritykset
- Yhdistykset
Budjetti ja rahoitus
Alla olevaan budjettiin on kerätty asioita mitä voi olla budjetissa. Tosin kaikissa tapahtumissa ei kaikkia näitä ole. Joten budjetti ei ole ohjeellinen.
Tapahtuman tulot:
- Lipputulot
- Kilpailutulot
- Arpajaistulot
- Ravintolatulot
- Muut rahoitukset / sponsorointi
- Majoitustulot
Tapahtuman menot:
- Ilmoituskulut
- Mainontakulut
- Luvat + Tekijänoikeusmaksut
- Esiintyjät
- Kuljetukset
- Elintarvikekulut
- Palkinnot
- Vakuutukset
- Posti-, puhelin- ja matkakulut
- Tilavuokrat
Tarkoitus on että tulot kohtaan saadaan sen verran euroja että se kattaa menojen kohdan ja jättää kylään pääomaa jatkokäsittelyyn.
Kannattaa pyrkiä siihen, että esiintyjät ja alustajat ovat henkilöitä jotka voivat tulla tilaisuuteen virkansa/työnsä esittelijänä maksutta. Myös tapahtuman sponsoroiden etsintä kannattaa aloittaa heti kun tapahtuma kylälle on saatu.
Tarvittavat luvat
Pääsääntöisesti yleisötilaisuudet (lukuun ottamatta pieniä) tarvitsevat aina ns. huviluvan. Luvan saa tekemällä kirjallisen ilmoituksen järjestyspaikkakunnan poliisiviranomaiselle.
Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi (5) vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Poliisi voi vaatia myös muita selvityksiä mm. omistajan suostumuksen ja alueen turvallisuussuunnitelman.
Poliisi voi vaatia myös selvityksen siitä onko järjestäjällä vastuuvakuutusta.
Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä löytyy sivuilta: Poliisi.fi . Ilmoituksen voi tehdä sähköisesti tai tulostamalla lomake ja lähettämällä / viemällä se paikalliselle poliisiviranomaiselle.
Ilmoitus ilotulituksesta
Mikäli tilaisuudessa ammutaan ilotulitusraketteja on siitä ilmoitettava poliisille seitsemän (7) vuorokautta ennen näytöksen järjestämistä. Ilmoituksessa on käytävä ilmi näytöksen paikka, tarkka ajankohta ja millaisia välineitä tilaisuudessa aiotaan käyttää, varotoimenpoiteet onnettomuuksien ehkäisemiseksi sekä käyttäjien henkilötidot.
Huom! Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä on tehtävä, vaikka ilotulitus olisi osa muuta yleisötilaisuutta.
Poliisi voi antaa näytökselle ehtoja ja rajoituksia ja jopa estää ilotulituksen.
Alkoholin anniskelulupa
Anniskelutoiminnan aloittamiseksi ravintoloitsijan tulee hakea ja saada anniskelulupa. Anniskeluluvan myöntää kirjallisesta hakemuksesta anniskelupaikan sijaintikunnan aluehallintovirasto (AVI). Lupa myönnetään toistaiseksi, määräajaksi tai tilapäisesti. Luvan myöntämisperusteet todetaan alkoholilaissa ja ne koskevat myös luvanhaltijan vaihdoksia.
Lain mukaan anniskelulupa myönnetään täysi-ikäiselle hakijalle, joka ei ole konkurssissa ja jonka toimintakelpoisuutta ei ole rajoitettu sekä jolla on alkoholijuomien anniskeluun vaadittava luotettavuus samoin kuin tarvittavat taloudelliset ja ammatilliset edellytykset.
Lupahakemuksen käsittelyyn tulee varata aikaa noin 1-2 kuukautta. Anniskelu ilman asianmukaista anniskelulupaa tai edelliselle yrittäjälle myönnetyllä anniskeluluvalla on lain vastaista. Elinkeinonharjoittaja, jolle on myönnetty anniskelulupa johonkin paikkaan, ei voi aloittaa alkoholijuomien anniskelutoimintaa toisessa liikepaikassa ennen kuin hän on saanut siihen anniskeluluvan.
Anniskeluluvan haltijalla on velvollisuus ilmoittaa AVIlle omistussuhteissa tai liikepaikassa tapahtuneista muutoksista.
Tekijänoikeusmaksu = TEOSTO
Tapahtumat, jossa esitetään elävää musiikkia, on haettava etukäteen Teostolta lupa. Lupa on tapahtumakohtainen ja sen hinta määräytyy lipputulojen /kävijämäärän mukaan. Teosto laskuttaa yksittäisen tapahtumien maksun tapahtuman jälkeen.
Pelastussuunnitelma
Isommissa tapahtumissa poliisiviranomainen voi vaatia alueen/tapahtuman pelastussuunnitelmaa.
Pelastussuunnitelmaan kuuluu seuraavia asoita:
- Kohteen yleiset tiedot; nimi ja osoite
- Tilaisuuden luonne, käytettävät rakennukset asemapiirrustuksineen
- Arvio henkilökunnan, ja osallistujien määrästä
- Ennakoitavat vaaratilanteet
- Toimenpiteet niiden ehkäisemiseksi
- Alkusammutusmateriaalit
Kylätapahtuman pelastussuunnitelman voit tulostaa Kansalaisen Käsikirja -sivuilta.
Muut huomioitavat asiat
Tapahtumaa järjestettäessä tulee huomioida että seuraavat asiat ovat kunnossa:
- Internet
- Tapahtuman facebook-sivut, kotisivut
- Kirjanpitoa suositellaan tehtäväksi ammattimaisesti
- Arpajaiset, joilla pitkä myyntiaika, tulee suunnittelu aloittaa ajoissa, koska pitkän myyntiajan omaavat arpajaiset vaativat poliisiviranomaisen luvan. Palkintojen arvo tulee olla vähintään 35 % arpojen myyntihinnasta.
- Pienarpajaiset (myydään suljetussa paikassa, arvotaan samana päivänä) voidaan pitää ilman lupaa. Tulot max 2000 €
- Järjestyksenvalvojat. Järjestyksenvalvojaksi voidaan hyväksyä tehtävään sopiva täysivaltainen henkilö, joka on suorittanut sisäasiainministeriön hyväksymän koulutuksen ja jolla on järjestyksenvalvontakortti. Poliisi voi hyväksyä yksittäiseen tilaisuuteen järjestyksenvalvojiksi myös henkilöt, joilla ei ole järjestyksenvalvontakorttia.
Maailmankylat 